Aunque la descripción y el análisis del puesto de trabajo están estrechamente relacionados en sus finalidades y en el proceso de obtención de datos, se diferencian entre sí: la descripción se orienta al contenido del puesto de trabajo (qué hace el ocupante, cuándo lo hace, cómo lo hace y por qué lo hace), en tanto que el análisis pretende estudiar y determinar los requisitos de calificación, las responsabilidades implícitas y las condiciones que el puesto de trabajo exige para ser desempeñado de manera adecuada. Este análisis es la base para evaluar y clasificar los puestos de trabajo, con el propósito de compararlos.
Método de observación directa
Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más antiguo históricamente como por su eficiencia. Su aplicación resulta mucho más eficaz cuando se consideran estudios de micromovimientos, y de tiempos y métodos.
El análisis del puesto de trabajo se efectúa observando al ocupante del puesto de trabajo, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puestos de trabajo anota los datos clave de su observación en la hoja de análisis de puestos de trabajo. Es más recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y repetitivos.
Algunos puestos de trabajo rutinarios permiten la observación directa, pues el volumen de contenido manual puede verificarse con facilidad mediante la observación. Dado que no en todos los casos la observación responde todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general va acompañada de entrevista y análisis con el ocupante del puesto de trabajo o con el supervisor.
Características:
- El analista de puestos de trabajo recolecta los datos acerca de un puesto de trabajo mediante la observación de las actividades que realiza el ocupante de éste.
- La participación del analista de puestos de trabajo en la recolección de la información es activa; la del ocupante es pasiva.
Ventajas:
- Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de puestos de trabajo) y al hecho de que ésta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
- No requiere que el ocupante del puesto de trabajo deje de realizar sus labores.
- Método ideal para aplicarlo en puestos de trabajo sencillos y repetitivos.
- Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de puestos de trabajo (qué hace, cómo lo hace y por qué lo hace).
Desventajas:
- Costo elevado porque el analista de puestos de trabajo requiere invertir bastante tiempo para que el método sea completo.
- La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto de trabajo, no permite obtener datos importantes para el análisis.
- No se recomienda aplicarlo en puestos de trabajo que no sean sencillos ni repetitivos.
Se aconseja que este método se aplique en combinación con otros para que el análisis sea más completo y preciso.
Método del cuestionario
Para realizar el análisis, se solicita al personal que diligencie un cuestionario de análisis de puestos de trabajo y registre todas las indicaciones posibles acerca del puesto de trabajo, su contenido y sus características.
Cuando se trata de una gran cantidad de puestos de trabajo semejantes, de naturaleza rutinaria y burocrática, es más rápido y económico elaborar un cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de esos puestos de trabajo. El cuestionario debe elaborarse de manera que permita obtener respuestas correctas e información útil. Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un ocupante del puesto de trabajo y su superior para establecer la pertinencia y adecuación de las preguntas, y eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, la falta de relación o las posibles ambigüedades de las preguntas.
Características:
- La recolección de datos sobre un puesto de trabajo se efectúa mediante un cuestionario de análisis del puesto de trabajo, que llena el ocupante o su superior.
- La participación del analista de puestos de trabajo en la recolección de datos es pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario).
Ventajas:
- Los ocupantes del puesto de trabajo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visión más amplia de su contenido y de sus características, además de que participan varias instancias jerárquicas.
- Este método es el más económico para el análisis de puestos de trabajo.
- También es el que más personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de puestos de trabajo y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los demás métodos de análisis de puestos de trabajo.
- Es el método ideal para analizar puestos de trabajo de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos.
Desventajas:
- No se recomienda, su aplicación en puestos de trabajo de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
- Exige que se planee y se elabore con cuidado.
- Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.
Método de la entrevista
El enfoque más flexible y productivo en el análisis de puestos de trabajo es la entrevista que el analista hace al ocupante del puesto de trabajo.
Si está bien estructurada, puede obtenerse información acerca de todos los aspectos del puesto de trabajo, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el puesto de trabajo, y de los porqués y los cuándo.
Puede hacerse con relación a las habilidades requeridas para ocupar el puesto de trabajo, permite intercambiar información obtenida de los ocupantes de otros puestos de trabajo semejantes, verificar las incoherencias en los informes y, si es necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos son válidos. Garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminación de dudas y desconfianzas, principalmente frente a empleados obstructores y obstinados. En la actualidad, los responsables de elaborar los planes de análisis de puestos de trabajo prefieren este método basado en el contacto directo y en los mecanismos de colaboración y participación.
El método de la entrevista directa consiste en recolectar los elementos relacionados con el puesto de trabajo que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo.
Puede realizarse con uno de ellos o con ambos, juntos o separados.
Características:
- La recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante del puesto de trabajo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.
- La participación del analista y del ocupante del puesto de trabajo es activa.
Ventajas:
- Los datos relativos a un puesto de trabajo se obtienen de quienes lo conocen mejor.
- Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.
- Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la manera racional de reunir los datos.
- No tiene contraindicaciones. Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto de trabajo.
Desventajas:
- Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos.
- Puede generar confusión entre opiniones y hechos.
- Se pierde demasiado tiempo, si el analista de puestos de trabajo no se prepara bien para realizarla.
- Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parálisis del trabajo del ocupante del puesto de trabajo.
Métodos mixtos
Es evidente que cada uno de los métodos de análisis posee ciertas características, ventajas y desventajas. Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible de las ventajas, se recomienda utilizar métodos mixtos, combinaciones eclécticas de dos o más métodos de análisis.
Los más utilizados son:
- Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto de trabajo. Primero el ocupante responde el cuestionario y después presenta una entrevista rápida; el cuestionario se tendrá como referencia.
- Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior para profundizar y aclarar los datos obtenidos.
- Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
- Observación directa con el ocupante del puesto de trabajo y entrevista con el superior.
- Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante del puesto de trabajo.
- Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, del puesto de trabajo, etc.
La elección de estas combinaciones dependerá de las particularidades de cada empresa, como objetivos del análisis y descripción de puestos de trabajo, personal disponible para esta tarea, etc.
